Dépôt de garantie : 6 erreurs fréquentes à éviter côté bailleur

Erreur 1 : demander le même montant en vide et en meublé

Pour un bail d’habitation classique, le plafond n’est pas identique. Service-Public indique jusqu’à un mois de loyer hors charges pour un logement vide et jusqu’à deux mois hors charges pour un logement meublé.

Le montant doit être indiqué dans le bail.

À consulter : Calculateur de dépôt de garantie

Erreur 2 : demander un dépôt de garantie pour un bail mobilité

Le bail mobilité suit une règle particulière : le dépôt de garantie y est interdit. Une garantie comme Visale peut répondre à un autre besoin, mais elle ne transforme pas le bail mobilité en bail classique.

À consulter : Bail mobilité : guide

Erreur 3 : confondre dépôt de garantie et caution

Le dépôt de garantie est une somme versée au bailleur. La caution est l’engagement d’un tiers ou d’un organisme à payer dans certaines conditions si le locataire ne respecte pas ses obligations.

Utilisez des libellés distincts dans le dossier et dans les documents.

À consulter : Caution et garant

Erreur 4 : ne pas tracer le versement initial

Conservez la date, le montant, le mode de paiement et le lien avec le bail. En cas de versement en espèces, Service-Public rappelle que le locataire peut demander un reçu.

Cette trace simplifie la clôture plusieurs années plus tard, notamment si le propriétaire ou le gestionnaire a changé.

Erreur 5 : retenir une somme sans dossier lisible

Une retenue ne doit pas reposer sur une impression générale de dégradation. Comparez l’état des lieux d’entrée et de sortie, distinguez vétusté et dégradation, et conservez les justificatifs adaptés.

La restitution du dépôt est une opération de clôture : le dossier doit permettre de comprendre comment le montant rendu a été calculé.

À consulter : Restitution du dépôt de garantie

Erreur 6 : oublier le délai de restitution

Service-Public indique un délai maximal d’un mois lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, et un délai pouvant aller jusqu’à deux mois lorsqu’il existe des différences justifiant des retenues.

Créez une échéance dès la remise des clés et ne laissez pas le dossier de sortie attendre dans une boîte mail.

Créer une checklist de sortie avant la remise des clés

La meilleure façon d’éviter un conflit est de préparer la clôture avant le départ. Vérifiez que l’état des lieux d’entrée est disponible, que les paiements sont à jour, que les clés à restituer sont identifiées et que l’adresse de restitution du dépôt est connue.

Après la remise des clés, notez immédiatement la date qui déclenche le délai de restitution. Si une retenue est envisagée, rassemblez les éléments qui permettent de la justifier et calculez séparément le montant rendu et le montant retenu.

Cette organisation évite de mélanger le dernier loyer, les charges restant à régulariser et le dépôt de garantie. Chaque somme doit garder sa propre justification. Avant de clôturer le dossier, relisez aussi le bail pour vérifier le montant initial prévu et assurez-vous qu’aucune somme n’a été enregistrée deux fois. Cette vérification finale est particulièrement utile lorsque le logement a été géré plusieurs années ou par plusieurs personnes.

• état des lieux d’entrée retrouvé ;
• état des lieux de sortie signé ;
• date de remise des clés enregistrée ;
• adresse du locataire sortant disponible ;
• retenues éventuelles documentées ;
• échéance de restitution créée.