Restitution du dépôt de garantie : délais, retenues et justificatifs

Quand commence le délai de restitution ?

Le point de départ est lié à la remise des clés. Il est donc essentiel de conserver une date incontestable : remise en mains propres, récépissé ou autre mode prévu.

Ne faites pas partir le délai de la date de rédaction d’un brouillon d’état des lieux ou d’un simple échange de courriels si les clés n’ont pas encore été remises.

Quand le délai est-il d’un mois ?

Lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, Service-Public indique un délai maximal d’un mois pour restituer le dépôt de garantie.

Le dossier de sortie doit donc permettre de démontrer la comparaison entre les deux états des lieux et de calculer immédiatement la date limite.

Quand des retenues peuvent-elles être appliquées ?

Le propriétaire peut retenir des sommes correspondant à des manquements du locataire, par exemple certains impayés ou des dégradations imputables au locataire. Les retenues ne doivent pas être forfaitaires sans justification.

Les états des lieux, photos, devis, factures et courriers de réclamation peuvent servir à documenter les retenues selon la situation.

À consulter : Checklist état des lieux d’entrée

Le dépôt peut-il servir au dernier mois de loyer ?

Non. Le locataire doit continuer à payer le loyer et les charges jusqu’à la fin du bail. Le dépôt est une garantie distincte, destinée à être restituée après la sortie sous déduction des sommes justifiées.

Pour le bailleur, il est donc préférable de suivre séparément le solde du locataire et le montant du dépôt.

Que se passe-t-il en copropriété ?

Dans une copropriété, le propriétaire peut dans certaines situations conserver une provision dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes. Service-Public précise que cette provision doit être justifiée et ne pas dépasser 20 % du dépôt de garantie dans le cadre prévu.

Enregistrez cette provision comme telle : ne la mélangez pas avec une retenue définitive pour dégradation.

Comment documenter une retenue correctement ?

Pour chaque retenue, rattachez un motif, un montant et une pièce. Cette méthode permet de produire un décompte compréhensible et évite une somme globale impossible à expliquer.

• motif précis de la retenue ;
• élément de l’état des lieux concerné ;
• photo ou constat si utile ;
• devis ou facture lorsque pertinent ;
• montant retenu ;
• solde du dépôt à restituer ;
• date et mode de restitution.

Exemple de dossier de sortie

Supposons un dépôt de 800 €. L’état des lieux fait apparaître une dégradation qui n’existait pas à l’entrée et un justificatif établit un coût de 120 €. Le décompte doit faire apparaître le dépôt initial, la retenue justifiée de 120 € et le solde de 680 € à restituer, sous réserve des autres éléments du dossier.

L’objectif n’est pas d’automatiser une décision juridique mais de rendre le calcul et les pièces parfaitement traçables.

Checklist avant de clôturer le bail

• état des lieux d’entrée disponible ;
• état des lieux de sortie signé ;
• date de remise des clés enregistrée ;
• nouvelle adresse du locataire conservée ;
• solde loyers et charges vérifié ;
• retenues documentées ;
• provision copropriété identifiée séparément ;
• date limite de restitution calculée ;
• preuve du remboursement archivée.

À consulter : Calcul du dépôt de garantie · Documents du bailleur