À retenir : Utilisez une structure stable, évitez les noms de fichiers génériques et rattachez les pièces directement aux événements du dossier.
1. Classer par relation plutôt que par dossier Windows
Un même document peut concerner un logement, un locataire et un bail. Une application permet de créer ces relations sans dupliquer le fichier dans plusieurs répertoires.
2. Nommer pour comprendre sans ouvrir
Le type de document, la période et le logement doivent être visibles immédiatement. Cela simplifie les exports et les recherches.
3. Protéger les accès
Les documents locatifs peuvent contenir des données personnelles. Limitez les accès, protégez les téléchargements et journalisez les actions sensibles.