Reprendre la chronologie du préavis
Avant le rendez-vous, retrouvez la notification, sa date de réception et la date de fin retenue. Ces éléments servent notamment à déterminer la période du dernier loyer.
Évitez de recalculer la date de mémoire : utilisez la trace conservée dans le dossier.
À consulter : Calculateur de préavis
Comparer avec l’état des lieux d’entrée
La sortie doit être lue avec le document d’entrée à côté. Une observation isolée n’a pas le même sens qu’une différence clairement documentée entre les deux constats.
Préparez les photos et observations de référence avant le rendez-vous.
À consulter : État des lieux de sortie
Relever compteurs, clés et accès
Comme à l’entrée, notez les index utiles et la liste des moyens d’accès restitués. Le dossier doit montrer ce qui a été rendu et à quelle date.
Un écart peut ainsi être traité immédiatement plutôt que découvert après la clôture. Pour les clés, conservez une preuve datée et utilisez une attestation séparée si vous voulez matérialiser précisément la restitution.
À consulter : Guide remise des clés : quelle preuve garder ? · Attestation de remise ou restitution des clés · Dossier Sortie / fin de bail
Calculer le dernier loyer sans approximation
Si la période se termine en cours de mois, conservez le détail du calcul et les dates utilisées. L’outil de prorata permet de séparer loyer et charges et d’afficher le nombre réel de jours.
Ne mélangez pas ce calcul avec le dépôt de garantie, qui suit sa propre logique de restitution.
À consulter : Calcul prorata loyer · Restitution du dépôt
Rassembler les justificatifs avant toute retenue
Si une différence entre entrée et sortie doit être examinée, classez l’observation, la photo, le devis ou la facture et la date. Le dossier doit permettre de comprendre le raisonnement sans supposer ce qui s’est passé.
Cette méthode réduit les décisions prises à partir de souvenirs incomplets.
Fermer le bail mais conserver l’historique
Une location terminée ne doit pas disparaître du suivi. Les documents, paiements et événements restent utiles pour l’archivage et les questions ultérieures.
Passez le bail en historique plutôt que de supprimer les informations qui expliquent sa clôture.
Questions fréquentes
Quelle est la première chose à préparer pour une sortie ?
La chronologie du préavis et l’état des lieux d’entrée afin de disposer des références avant le rendez-vous.
Le dernier loyer doit-il rester dans le même suivi ?
Oui. Il doit être rattaché à la dernière période du bail avec le détail du calcul si la période est incomplète.
Faut-il supprimer le locataire après son départ ?
Il vaut mieux conserver l’historique du bail et de ses documents, avec un statut de dossier clôturé.