Un état des lieux électronique est-il valable ?
Oui. L’ANIL précise que l’état des lieux peut être réalisé par écrit sur support papier ou sous forme électronique. Le choix du support ne change pas sa fonction : décrire précisément le logement et ses équipements afin de comparer l’entrée et la sortie.
Le document doit être daté et signé par le locataire et le bailleur, ou son mandataire. Un simple formulaire non signé ne remplit donc pas les mêmes garanties qu’un état des lieux finalisé contradictoirement.
À consulter : État des lieux numérique ISULAB · Checklist état des lieux
Le numérique ne dispense pas des mentions et descriptions utiles
À l’entrée comme à la sortie, le constat doit permettre d’identifier le logement, la date, les parties, les clés, les compteurs et l’état des pièces, équipements, sols, murs et plafonds. La qualité du dossier dépend donc davantage de la précision du constat que du format utilisé.
Évitez les formulations vagues comme “bon état” lorsqu’un défaut mérite d’être localisé et décrit. Une photo est beaucoup plus utile lorsqu’elle accompagne une observation textuelle précise.
Photos, croquis et observations : des compléments utiles
L’ANIL indique que l’état des lieux peut être complété par des images, notamment croquis ou photos, ainsi que par des observations ou réserves. Ces éléments facilitent la comparaison ultérieure s’ils sont rattachés à la bonne pièce et au bon constat.
Prenez des vues compréhensibles et évitez une galerie sans contexte. Pour un défaut précis, combinez une vue d’ensemble et une vue rapprochée, puis décrivez l’emplacement dans le document.
À consulter : Photos d’état des lieux : méthode pratique
Le document doit être remis aux parties
L’ANIL indique qu’un exemplaire doit être établi pour chaque cotitulaire du bail et qu’il peut être remis en main propre ou par voie dématérialisée. Un état des lieux numérique ne doit donc pas rester uniquement dans le compte du propriétaire sans possibilité pour le locataire de disposer de son exemplaire.
Après validation, conservez le document final transmis ainsi que les éléments permettant de comprendre quand et comment il a été signé et remis.
Pour constituer un dossier locataire dématérialisé complet, ne mélangez pas cette preuve avec le reste du dossier : bail, pièces du locataire, annexes et documents signés doivent rester rattachés au même logement et à la même personne.
À consulter : Dossier locataire dématérialisé et bail en ligne
Le locataire peut demander un complément après l’entrée
Pour les éléments concernant le logement, l’ANIL rappelle que le locataire peut demander à modifier l’état des lieux d’entrée dans les dix jours suivant sa réalisation. Pour les éléments de chauffage, une demande peut aussi intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe.
Votre organisation numérique doit donc permettre de distinguer le document initial d’un complément ultérieur au lieu d’écraser silencieusement la première version.
Combien de temps conserver le dossier ?
Service-Public indique que, pour une résidence principale vide ou meublée, le contrat de location, l’état des lieux et les quittances sont à conserver pendant la durée de la location puis trois ans après sa fin.
En pratique, gardez ensemble le PDF final, les photos utiles et les éléments de preuve technique liés au document. Cela facilite une comparaison de sortie ou la réponse à une contestation.
Signature électronique et preuve : rester précis sur le niveau utilisé
Un outil numérique peut faciliter la signature et l’archivage. Il ne faut toutefois pas confondre le fait de signer électroniquement un document avec l’usage d’une signature qualifiée délivrée par un prestataire de confiance qualifié.
ISULAB Location utilise un parcours de signature électronique simple avec un dossier de preuve technique. Le produit n’est pas présenté comme une signature qualifiée. Pour un enjeu particulier ou un litige complexe, demandez un conseil adapté.
À consulter : Signature électronique dans ISULAB · Fonctionnalités Location
Questions fréquentes
Un état des lieux peut-il être entièrement numérique ?
Oui. L’ANIL indique qu’il peut être réalisé sur support papier ou sous forme électronique, sous réserve de respecter les exigences du constat, notamment la date et les signatures.
Les photos suffisent-elles comme état des lieux ?
Non. Les photos peuvent compléter le document, mais l’état des lieux doit rester un écrit précis décrivant le logement et ses équipements.
Peut-on envoyer l’état des lieux par e-mail ?
L’ANIL indique qu’un exemplaire peut être remis par voie dématérialisée. Il faut conserver une version finale lisible et identifiable.
ISULAB fournit-il une signature électronique qualifiée ?
Non. ISULAB propose une signature électronique simple avec des éléments de preuve technique ; elle n’est pas présentée comme une signature qualifiée.
Sources officielles et vérification
Dernière vérification éditoriale : 07/10/2026. Les règles et valeurs sensibles sont reliées aux sources publiques utilisées. Vérifiez toujours les règles correspondant à votre bail, votre logement et votre commune. Voir notre méthodologie éditoriale.