Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du propriétaire

1. La règle de départ : vérifier la liste des charges récupérables

Le décret du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables pour les locations auxquelles ce régime s’applique. Sa liste couvre notamment certaines dépenses d’ascenseur, d’eau et chauffage collectifs, d’entretien courant des parties communes, d’espaces extérieurs, d’hygiène et certaines impositions ou redevances expressément visées.

Il ne faut donc pas partir du raisonnement « la dépense concerne le locataire, donc je la récupère ». Il faut rattacher la dépense à une catégorie prévue par le texte, vérifier la nature exacte de l’intervention et conserver le justificatif correspondant.

À consulter : Charges récupérables : liste et règles · Régularisation des charges locatives

2. Quelles dépenses restent généralement à la charge du propriétaire ?

Les dépenses de propriétaire qui ne figurent pas dans la liste des charges récupérables ne doivent pas être ajoutées à la régularisation du locataire. C’est notamment le cas, en principe, des dépenses liées à la propriété elle-même et des travaux qui ne relèvent pas de l’entretien courant ou des menues réparations récupérables.

La qualification dépend toutefois de la facture réelle. Une même installation peut générer une dépense d’entretien courant récupérable et, à un autre moment, un remplacement important ou une rénovation restant à la charge du propriétaire.

• gros travaux, rénovation ou remplacement important qui ne correspond pas à une menue réparation récupérable ;
• honoraires ou frais de gestion supportés par le propriétaire lorsqu’aucun texte ne permet leur récupération ;
• assurance du propriétaire, sous réserve des régimes particuliers applicables ;
• taxe foncière elle-même : ne pas la confondre avec la TEOM, qui obéit à une règle distincte ;
• dépenses sans justificatif suffisamment précis pour établir leur nature et la période concernée.

3. Copropriété : ne pas refacturer automatiquement l’appel de charges du syndic

Dans une copropriété, le montant appelé par le syndic au copropriétaire ne correspond pas automatiquement au montant récupérable sur le locataire. L’appel peut mélanger entretien courant, contrats, travaux, honoraires, fonds travaux ou autres postes dont le traitement locatif diffère.

Pour préparer la régularisation, partez du relevé ou décompte détaillé et isolez les postes réellement récupérables. Conservez l’arrêté des comptes, les justificatifs disponibles et la clé de répartition utilisée pour le logement.

4. Taxe foncière et TEOM : deux lignes à ne pas mélanger

La taxe foncière est due par le propriétaire. La taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères peut, selon le régime applicable, relever des charges récupérables, mais il faut isoler la ligne concernée et exclure les éléments qui ne sont pas récupérables.

Ne refacturez donc pas au locataire le montant global de l’avis de taxe foncière. Reprenez uniquement la composante dont la récupération est permise et conservez l’avis comme justificatif.

À consulter : TEOM 2026 : quelle part récupérer ? · Taxe foncière 2026 : dates et checklist

5. Entretien courant ou gros travaux : regarder la nature de l’intervention

Le décret vise de nombreuses dépenses d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations. Cela ne signifie pas que tout travail réalisé sur un équipement collectif ou individuel devient récupérable.

Une facture doit permettre de comprendre ce qui a réellement été fait. Nettoyage, petite intervention d’entretien et remplacement complet d’un équipement ne se classent pas automatiquement de la même façon.

1. identifier l’équipement ou le service concerné ;
2. lire le détail de la facture ou du contrat ;
3. vérifier si la dépense correspond à une rubrique de la liste réglementaire ;
4. séparer la part récupérable de la part propriétaire lorsque la facture mélange plusieurs prestations ;
5. conserver le calcul utilisé pour pouvoir l’expliquer au locataire.

6. Exemple simple de classement avant régularisation

Supposons qu’un propriétaire reçoive sur la même période un décompte de copropriété, une facture de remplacement important d’un équipement, son avis de taxe foncière et une facture d’entretien courant. Il ne doit pas additionner les quatre montants puis les comparer aux provisions du locataire.

Il classe d’abord chaque poste. Il extrait du décompte de copropriété les dépenses récupérables, vérifie la facture d’entretien au regard de la liste légale, laisse de côté la dépense de remplacement lorsqu’elle n’est pas récupérable et isole, sur l’avis fiscal, la composante éventuellement récupérable telle que la TEOM. Le calcul final ne porte que sur les postes justifiés comme récupérables.

À consulter : Calculateur de régularisation · Calculer le cash-flow après charges

7. Checklist du propriétaire avant de demander un remboursement

• la dépense est rattachée au bon logement et à la bonne période ;
• sa nature exacte apparaît sur une facture, un décompte ou un justificatif ;
• elle correspond à une catégorie récupérable du cadre applicable ;
• la part propriétaire a été séparée lorsqu’un document mélange plusieurs postes ;
• les provisions déjà versées par le locataire ont été prises en compte ;
• le calcul et les justificatifs peuvent être expliqués et retrouvés plus tard.