Charges récupérables : liste, régularisation et justificatifs à conserver

Qu’est-ce qu’une charge récupérable ?

Une charge récupérable est une dépense initialement supportée par le propriétaire mais dont le remboursement peut être demandé au locataire lorsqu’elle entre dans les catégories prévues. Le fait qu’une dépense concerne l’immeuble ne suffit pas à la rendre automatiquement récupérable.

La comptabilité locative doit donc conserver la nature de la dépense et sa pièce justificative, pas seulement un total annuel.

Quelles grandes catégories retrouve-t-on ?

La liste réglementaire comprend notamment certaines dépenses relatives aux ascenseurs, à l’eau, au chauffage collectif, aux installations individuelles, aux parties communes, aux espaces extérieurs et à certaines taxes et redevances.

À l’intérieur d’une même catégorie, tout n’est pas récupérable. Par exemple, Service-Public distingue des opérations courantes récupérables et des contrôles ou travaux qui restent à la charge du propriétaire.

• ascenseurs et monte-charge : certains frais de fonctionnement et menues réparations ;
• eau froide, eau chaude et chauffage collectif ;
• certaines installations individuelles ;
• entretien courant des parties communes ;
• certains frais liés aux espaces extérieurs ;
• taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères et autres éléments prévus.

Provisions ou forfait : quelle différence ?

En location vide, les charges sont couramment payées sous forme de provisions puis régularisées en fonction des dépenses réelles. En location meublée ou dans certaines colocations, un forfait peut être prévu selon les règles applicables.

Un forfait n’est pas une provision : il ne donne pas lieu au même mécanisme de régularisation. Le mode de paiement doit être clairement enregistré dans le bail.

À consulter : Bail meublé : durée et règles

Comment faire une régularisation annuelle ?

Avec des provisions, le principe est de comparer le total des provisions versées avec les dépenses récupérables réellement supportées pour la période et réparties selon les règles applicables.

Si les charges réelles récupérables dépassent les provisions, le locataire peut devoir un complément. Si les provisions sont supérieures, le propriétaire doit restituer le trop-perçu.

À consulter : Calcul régularisation charges · Guide régularisation complète

Quels justificatifs communiquer ou conserver ?

L’ANIL rappelle que le décompte doit présenter les catégories de dépenses et, en immeuble collectif, le mode de répartition. Les pièces justificatives doivent pouvoir être consultées pendant la période prévue après l’envoi du décompte.

Pour chaque exercice, gardez ensemble le relevé de copropriété, les factures utiles, la clé de répartition, le décompte adressé au locataire et le calcul final.

Que faire en cas de régularisation tardive ?

Une régularisation tardive peut produire des conséquences spécifiques. L’ANIL indique notamment que lorsque la régularisation n’a pas été effectuée dans l’année suivant l’exigibilité, le locataire peut demander un paiement échelonné sur 12 mois.

Les dettes de loyers et charges sont par ailleurs soumises à un délai de prescription de trois ans dans le cadre indiqué par Service-Public. Il est donc préférable de régulariser chaque année plutôt que d’accumuler plusieurs exercices.

Exemple simple de régularisation

Un locataire a versé 12 provisions de 80 €, soit 960 €. Les dépenses récupérables qui lui sont imputables pour l’exercice s’élèvent à 875 €. Le trop-perçu est de 85 € : il doit être pris en compte dans la régularisation et restitué ou imputé de manière traçable selon la situation.

Le calcul doit exclure les dépenses non récupérables, même si elles apparaissent sur le même relevé de copropriété.

Checklist annuelle du bailleur

• rassembler les dépenses de l’exercice ;
• identifier uniquement les charges récupérables ;
• contrôler la clé de répartition ;
• totaliser les provisions versées ;
• préparer le décompte ;
• mettre les justificatifs à disposition ;
• calculer le solde ;
• archiver le calcul et la communication au locataire.